Die „Allzweckwaffe“ Microsoft Office?

Viele Facility Manager in mittleren und größeren Unternehmen setzen heute noch Microsoft Office ein. Grundsätzlich ist Microsoft Office nicht das Problem, sondern nur, wie es im Facility Management eingesetzt wird.

Blog-OfficeMS Outlook nutzt fast jeder an seinem Arbeitsplatz, um E-Mails zu schreiben, zu versenden und zu empfangen. In Outlook trägt man seine Termine ein und stellt sich hin und wieder eine Aufgabe, damit man wichtige Dinge nicht vergisst. Zusätzlich werden oft Gruppentermine mit Outlook organisiert. MS Excel wird oft dazu genutzt Listen zu führen und Kalkulationstabellen anzulegen. In MS Word kann jede Form von Schreiben erzeugt werden. Es können Angebote, Aufträge, Lieferscheine und Rechnungen geschrieben werden. Der MS Explorer gehört zwar nicht zum MS Office, aber jeder hat seine Verzeichnisstrukturen auf dem PC-Arbeitsplatz oder File-Server und hinterlegt dort sämtliche Dateien, mit denen man im täglichen Leben zu tun hat.

Ein Facility Manager, der ganz allein alle notwendigen Dinge bearbeitet, die zu seinem Arbeitsbereich gehören, kann mit diesen Hilfsmitteln alle notwendigen Dinge im Bereich Facility Management erledigen. Die nächste Aussage mag ein wenig provokant sein, ist aber so gewollt. Solange alle Dinge halbwegs funktionieren, kann er jedem im Unternehmen vorgaukeln, dass er alles im Griff hat und dass alles bestens funktioniert. Merkwürdig ist dann immer nur, dass es Wochen dauert, bis er seinem Chef die gewünschten Reports vorlegen kann. Die Begründung ist auch schnell bei der Hand. Wenn man allein arbeitet, geht das Tagesgeschäft eben vor.

Und nun stellen Sie sich einmal vor, wenn auf der Basis von MS Office eine komplette Facility-Management-Abteilung alle vorhandenen Liegenschaften betreut. Das darf nicht sein. Es ist aber im hochtechnisierten Deutschland leider immer noch zu oft anzutreffen.

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