Was macht den Unterschied aus?

Wie organisieren Sie Ihre Projekte, Bau-Projekte oder BIM-Projekte? Ist Ihr Besprechungsraum real oder digital? Arbeiten Sie noch mit einem gedruckten Balkenplan? Kleben Sie Notizzettel an eine Wand oder bewegen Sie bereits digital? Was bedeutet in dem Zusammenhang WIP Work in Progress?

Vorab eine Umfrage:

Besprechungsraum
Ich betrete einen Besprechungsraum. In diesem Raum werden regelmäßig Besprechungen nach der Methodik Lean Construction und Last Planner® durchgeführt. Es hängen viele Notizzettel an der Wand. Der Hintergrund ist in vertikale und horizontale Bereiche aufgeteilt. Die Spalten und Reihen sind beschriftet.
Hin und wieder sehe ich in Besprechungsräumen, dass im linken und rechten Bereich viele Notizzettel auch teilweise übereinander angebracht sind. In den letzten zwei Jahren habe ich viele Fotos von solchen Szenarien erhalten.
Die Notizzettel haben unterschiedliche Farben. Die Zahl der verwendeten Farben ist begrenzt. Deshalb haben die Zettel zusätzlich eine Information, welchem Team Mitglied der Zettel gehört. Auf den Notizzetteln sind in Stichworten die Aufgaben vermerkt. Mehrere gleichfarbige und gleich beschriftete Zettel in einer Reihe zeigen an, in wie vielen Tagen das Team Mitglied seinem Team versprochen hat, die Aufgabe zu lösen. Jeder Notizzettel ist im Raster der Spalten und Reihen platziert. In der Regel befindet sich in den Spalten ein Wochentag oder ein Datum. So kann ich sehen, wann die Ausführung einer bestimmten Aufgabe durch ein bestimmtes Team Mitglied geplant ist und wie lange es dauern soll. Ich kann nicht mehr, aber auch nicht weniger erkennen.

BIM-Phasen Planung, Bau und Abriss
Das von mir dargestellte Szenario eines Besprechungsraumes wird hin und wieder in der Bauphase genutzt und sehr selten in der Planungsphase und gelegentlich in der Abbruchphase. Viel zu oft sehen wir noch die großen Balkenpläne an den Wänden. Das Datum im Schriftfeld ist in der Regel schon ziemlich weit in der Vergangenheit. Die Aussagen „hin und wieder“, „sehr selten“ oder „gelegentlich“ entsprechen leider der Realität. Lean Construction und Last Planner® sind noch nicht auf breiter Front bei uns angekommen.

WIP Work in Progress in Ihrem Besprechungsraum
Kommen wir noch einmal auf unseren Besprechungsraum zurück. Sehe ich dort den WIP? Ich sehe dort nur den Stand, der am Ende der Besprechung von den Teilnehmern hinterlassen wurde. Nach der nächsten Besprechung sehe ich dann den aktuellen Stand zu dem Zeitpunkt. Der WIP kann nicht dargestellt werden. Der WIP findet am Tag der Besprechung verbal statt. Eine kontinuierliche Dokumentation ist für den Projektleiter oder BIM-Manager sehr aufwendig und wird in der Regel dann nicht so lückenlos durchgeführt, wie es eventuell sinnvoll oder notwendig ist. Eine Darstellung des WIP innerhalb des Besprechungsraumes macht ein tägliches Betreten der in der Woche involvierten Teammitglieder notwendig. Das ist nicht praktikabel!

WIP Work in Progress – Ihr Besprechungsraum wird digital
Zur Methodik von Lean Construction gehört, dass „Push“ gegen „Pull“ ersetzt wird. Mit dem „Pull“ kommt Bewegung in das Board. Das ist in einer digitalen Variante viel einfacher als in einer Notizzettel-Variante durchführbar. In jedes digitale Board gehören mindestens fünf Prozessschritte: In Vorbereitung, Geplant, In Arbeit, Erledigt und Archiv. Durch das „Pull“ kann jedes Team Mitglied dem Team zeigen, wo er mit seiner Aufgabe aktuell steht.
Ein digitaler Besprechungsraum ist in der Lage, alle Arbeitsweisen elegant zu kombinieren. Ein digitaler Besprechungsraum kann spontan in einem beliebigen realen oder virtuellen Besprechungsraum installiert werden. Ein digitales WIP sorgt dafür, dass der digitale Besprechungsraum zwischen den Besprechungen weiter genutzt und das Projekt fortgeführt wird. Eine Aktualisierungsdiskussion zu Beginn einer Besprechung kann entfallen. Jeder hat die Pflicht und ist in der Lage, sich vor einer Besprechung zu informieren. Die digitalen Aufgaben werden nach und nach durch Informationen ergänzt. Handschriftliche Notizen oder Excel-Tabellen werden nicht mehr zur Dokumentation benötigt. Ein digitales WIP führt auch zu automatisierten Charts.

Welche Software können Sie einsetzen?
Um ein digitales WIP abzubilden, können Sie mehrere Produkte einsetzen. Jede Software, die über eine Kanban Darstellung verfügt, ist in der Lage dazu. Damit haben Sie aber nur einen Teil der Lösung. Gleichzeitig benötigen Sie auch eine digitale Arbeitsebene, mit der Sie nach der Methodik Lean Construction und Last Planner® aktiv arbeiten können. Die Software Lean4Team bietet diese Möglichkeiten.

Eine Umfrage zum Abschluss:

Bei Interesse informiere ich Sie gern über Lean4Team. Die Ergebnisse meiner Umfrage veröffentliche ich in einem nachfolgenden Artikel in meinem Blog.

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