So managen Sie spielend jedes Projekt!

Die nachfolgende Grafik kommt vielen von Ihnen vielleicht aus einem anderen Zusammenhang bekannt vor. Sie stellt einen Prozess dar, wie Sie ein beliebiges Projekt transparent, kooperativ und lean gestalten können. So managen Sie spielend jedes Projekt und sorgen dafür, dass es produktiv wird.

Das besondere an diesem Prozess ist, dass er komplett grafisch und digital bearbeitet werden kann. Das bedeutet aber nicht, dass Sie auf Projektbesprechungen grundsätzlich verzichten sollen. Ohne einen persönlichen Kontakt funktionieren keine „leanen“ Ansätze. Aber das Kleben von Notizzetteln an der Wand oder die Benutzung von manuellen Stecktafeln können Sie ab sofort vergessen. Egal welche manuellen Hilfsmittel Sie als Projektleiter oder BIM-Manager benutzen, Sie haben jede Menge an Nachbearbeitungsaufwand. Zu den manuellen Hilfsmittel rechne ich auch Softwareprodukte für Tabellenkalkulation mit hinzu. Auch alle aktuell am Markt existierende Softwareprodukte, die das Wort „lean“ im Namen oder in ihrer Beschreibung nutzen, sind nicht wirklich lean. Ihnen fehlt die notwendige kollaborative Komponente.

Erstes Beispiel aus der Planungsphase

Ein BIM-Manager will in einem bestimmten Zeitraum erfolgreich LOD 100 in einer Planung mit seinem Planungsteam umsetzen. Die LOD100-Phase ist für mich einer der kreativsten Zeiträume in einem Projekt. Das Team trifft sich. Jeder weiß erst einmal grundsätzlich, was er im Projekt machen soll. Das Projekt wird besprochen, Aufgaben formuliert und dann werden die Aufgaben kollaborativ in die richtige Reihenfolge gebracht. Gleichzeitig diskutiert das Team darüber, wo eventuell Zeit eingespart werden kann und wo die kritische Punkte in der Planung sind. Am Ende der Besprechung wird der Terminplan mit dem Meilenstein und den dazugehörenden Aufgaben so festgelegt. Jeder hat danach diese Information an seinem Arbeitsplatz zur Verfügung: Keine Fotos, keine Notizen, keine Protokolle, einfach keine zusätzlichen Aufgaben. Auch nicht für den BIM-Manager. Jeder kann sofort mit der Bearbeitung seiner eigentlichen Aufgabe beginnen. Das ist lean. Entsprechend kann dann mit der Sequenz für alle nachfolgenden LODs und LOIs verfahren werden. So entsteht das komplette Zeitgefüge für die Planung. In der Regel wird zuerst der Meilenstein festgelegt, wann die komplette Planung abgeschlossen ist. Der Weg dorthin wird in sinnvolle abzuarbeitende Sequenzen aufgeteilt.

Was passiert, wenn dem Bauherren nachträglich noch etwas einfällt?

Die geplanten Meilensteine und die damit verbundenen Aufgaben bleiben komplett digital kollaborativ. Mit Notizzetteln an der Wand beginnt dann ein hektisches umhängen. Die ursprünglich komplette Sequenz ist an der Wand nicht mehr erkennbar. Das große Bild fehlt. Die digitale Variante konserviert das große zusammenhängende Bild und macht es einfach, darüber zu sprechen, welche Konsequenz der Wunsch des Bauherrn hat.

Zweites Beispiel aus der Bauausführung

In der Bauausführung läuft es exakt ebenfalls so. In einem sehr großen Projekt soll der Ausbau der 10. Etage eines Hochhauses organisiert werden. Die Vorgehensweise entspricht der in dem vorangegangenen Beispiel. Aber an dieser Stelle wollen wir das Beispiel noch ein wenig erweitern. Die Teams arbeiten nicht nur in der 10. Etage, sondern nach und nach in allen Etagen und nicht nur in einem Hochhaus, sondern noch in zwei weiteren. Es ist nicht ein Projekt, sondern eigentlich ein Multiprojekt. Aufgrund der beliebigen Projektstrukturpläne kann alles so übersichtlich organisiert werden, dass ich jedes Haus für sich betrachten kann, aber auch sehe, wie die Auslastung der Teams insgesamt ist und welche Folgen es haben wird, wenn eine Aufgabensequenz nicht rechtzeitig abgewickelt werden kann. Der oberste Grundsatz für ein Multiprojekt und eine leane Arbeitsweise ist, dass jedes Teammitglied seine eigenen Aufgaben steuern und überblicken kann.

Was passiert, wenn eine Nacharbeit erforderlich ist?

Wo Menschen arbeiten, können immer Fehler gemacht werden. Nun kann sofort kollaborativ und digital überlegt werden, wie und ob der Termin des Meilensteins noch gehalten werden kann. Zu dieser Diskussion sind nicht unbedingt alle Teammitglieder erforderlich. Diese Diskussion kann auch komplett digital und online durchgeführt werden. Keine Anreise, kein Stau, keine Zeitverschwendung.

Wenn Sie auch gern mit digitalen Kanban Boards, Projektstrukturplänen und Kalenderansichten sowie mit kollaborativen Preview Ansichten in Projekten oder Multiprojekten lean arbeiten wollen, dann sollten Sie mich kontaktieren.

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