Für Fortgeschrittene: Digitale Multiprojekte und Multimeilensteine

Ich werde immer wieder von Kunden und Interessenten darauf angesprochen, ob und wie digitale Multiprojekte und digitale Multimeilensteine in einer Software mit einem Kanban oder Lean Construction Hintergrund realisiert werden können und wie trotz der dann steigenden Komplexität immer noch lean und agil gearbeitet werden kann. Bitte erwarten Sie nicht von jeder Software aus dem Marksegment, diese Herausforderung zu bestehen. So gesehen werden viele von Ihnen zu dem vorschnellen Urteil kommen, dass es nicht funktionieren kann. Aktuell gibt es leider nur eine Software, die dazu in der Lage ist, diese Herausforderung zu bestehen.

Sie sind ein Projektleiter oder BIM-Manager. Folgende Dinge sollten Sie berücksichtigen:
• Sie wollen das Projekt leiten, aber nicht die organisatorischen Aufgaben der Team-Mitglieder übernehmen.
• Sie müssen alle anderen motivieren, aktiv ihre Aufgaben zu bearbeiten.
• Sie müssen trotz „Multi“ dafür sorgen, dass es lean bleibt.
• Sie können nur dann „Multi“ einsetzen, wenn alle den Ansatz verstehen.
• Sie müssen Ihrem Team die die psychologische Sicherheit geben, dass das Machen von Fehlern in komplexen Umgebungen durch das Team aufgefangen werden.
Wenn Sie diese Regeln beachten, dann können Sie ein Board als Multiprojekt anlegen und mit Multimeilensteinen arbeiten.

Digitales Multiprojekt

Ein kleines Beispiel: Sie haben ein großes Projekt und sind es gewohnt dieses in Bauabschnitte aufzuteilen, in diesem Beispiel sind es 5. An dem Projekt arbeiten Sie in allen Bauabschnitte mit den gleichen bauausführenden Unternehmen zusammen. Sollte jeder Bauabschnitt mit anderen Bauunternehmen und Handwerkern besetzt sein, sollten Sie sich überlegen, ob es sinnvoll ist, nur ein Board einzurichten. Denken Sie immer an die Regeln, die ich oben aufgestellt habe.
Im ersten Schritt stellen Sie für jeden der 5 Bauabschnitte einen eigenen Projektstrukturplan auf. Zusätzlich weisen Sie jedem beteiligten Unternehmen eine Farbe für die Cards zu. Sinnvoll ist es auch, dass Sie für jedes Team ein Card-Template bereitstellen.
Tipp: Vieles davon haben Sie bereits vorher schon in einem Board einmal gemacht. Sie können sich ein passendes Board aus Ihrem Bestand auswählen und dieses Board als Template abspeichern. Das erleichtert Ihre Vorbereitung für unser Beispiel.
Im zweiten Schritt machen Sie für den ersten Bauabschnitt mit dem Team eine kollaborative Planung und erzeugen während der Besprechung diverse Meilensteine einschließlich der dazu gehörenden Aufgabensequenzen. Sie müssen jetzt nur darauf achten, dass die Meilensteine und die Aufgaben dem richtigen Bauabschnitt zugeordnet sind. Dann kann das Team beginnen.
Das gesamte Team hat jetzt im Kanban Board die Aufgaben übersichtlich parat. Jeder Bauabschnitt hat seinen eigne übersichtliche Projektstrukturplan Kalenderansicht. Zusätzlich gibt es noch die Standard Projektstrukturplan Kalenderansicht mit der Farbsortierung. Dort können Sie sofort sehen, ob es zu bestimmten Zeitpunkten personelle Engpässe geben könnte.
Tipp: Es geht noch ein wenig komplexer. Es gibt auch einzelne Aufgaben oder Meilensteine mit Aufgabensequenzen, die Bauabschnitts übergreifend stattfinden. Um für diese Aufgaben eine bessere Übersicht zu haben, können Sie sich einen übergreifenden Projektstrukturplan erstellen. Dann müssen Sie zu den entsprechenden Meilensteinen und Aufgaben den Projektstrukturplan ebenfalls hinzufügen. Meilensteine und Aufgaben können zu beliebig vielen Projektstrukturpläne hinzugefügt werden. Aber berücksichtigen Sie immer die obigen Regeln.

Multimeilensteile

Auch hier gelten die Regeln von oben. Aber die Multimeilensteine sind eher für die Projektleiter und BIM-Manager gedacht. Ein Meilenstein beschreibt nicht nur den Termin der Fertigstellung, sondern ist ebenfalls für die Aufgabensequenz beziehungsweise die enthaltenen Aufgaben zuständig. Wenn Sie können jetzt in einem übergeordneten Meilenstein, diese Zeiträume als Aufgaben darstellen. Sollten sich jetzt Verschiebungen in einer Aufgabensequenz ergeben, dann wissen Sie, welche Auswirkungen dies auf nachfolgende Meilensteine haben könnte. Sie können dann entsprechend reagieren. Für die übergeordneten Meilensteine richten Sie sich einfach einen eigenen Projektstrukturplan ein. Aber auch hier gelten die obigen Regeln. Wenn Sie erst nachdenken müssen, wie Sie die Meilensteine kombiniert haben und wie die Sequenzen sich zusammensetzen, dann sollten Sie Ihre Strategie für die Multimeilensteine noch einmal überdenken.

Wenn Sie auch gerne lean und agil mit Multiprojekten und Multimeilensteinen arbeiten wollen, dann sollten Sie mich kontaktieren.

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